SPREADSHEET (APLIKASI PENGOLAH ANGKA)

 

A.    PERMULAAN PEMBAHASAN SPREADSHEET

1.     Pengertian Spreadsheet

Spreasheet adalah aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan pengolahan data dalam bentuk baris dan kolom. Data yang diolah pada spreadsheet biasanya berformat angka atau matematika sehingga ketika kita ingin mengolah data yang berbentuk table dan angka bisa menggunakan aplikasi ini.

Dalam tampilan spreadsheet terdiri dari baris dan kolom, Dimana baris (Row) merupakan deretan secara horizontal dan diidentikan dengan angka sementara kolom (Coloum) merupakan deretan vertical dan diidentikan dengan abjad. Kemudian pertemuan antara baris dan kolom disebut dengan Sell dan Kumpulan dari sell adalah Range.

2.     Jenis Spreadsheet

Karena istilah spreadsheet adalah semua software yang digunakan untuk mengolah data berupa angka maka tentunya kita mesti mengetahui jenis dari aplikasi ini dari berbagai merek yang dikeluarkan yang bias akita temui dalam komputerisasi khususnya.

Nama Vendor	Nama Produk
Microsoft	Microsoft Excel
Lotus 123	Lotus Millenium
Quarro Pro	Quattro Pro
Linux	Open Office Calc

 

3.     Fungsi, kelebihan dan kekurangan Spreadsheet

Aplikasi Spreadsheet merupakan aplikasi yang memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan selain dari itu juga berfungsi sebagai berikut:

ü  Membuat data table

ü  Mengolah data yang menggunakan rumus matematika

ü  Membuat grafik

ü  Melakukan perhitungan rumus statistic

ü  Menyelesaikan laporan seperti: Pembuatan laporan keuangan, Penjualan, Daftar gaji, Perpajakan dan lain-lain.

Aplikasi spreadsheet juga memiliki kelebihan diantaranya:

ü  Memudahkan pengguna karena dilengkapi dengan menu dan rumus untuk melakukan perhitungan data yang banyak.

ü  Fitur perhitungan yang lengkap

ü  Satu file dapat terdiri dari beberapa sheet atau lembar kerja

Selain itu spreadsheet juga memiliki kelemahan diantaranya:

ü  Akses fungsi terbatas seperti fungsi statistika

ü  Aplikasi akan terasa berat apabila dalam penggunaanya membuat beberapa lembar kerja dalam satu file.

4.     Pembatasan pembahasan.

Dalam pembahasan ini tentunya kita tidak menjelaskan mengenai fitur dari setiap aplikasi yang digunakan yeng termasuk dalam kelompok spreadsheet. Maka dari itu penulis membatasi pembahasan spreadsheet pada aplikasi Microsoft Excel yang dikeluarkan oleh Perusahaan Microsotf.

Microsoft Excel atau sering kita sebut excel merupakan aplikasi pengolah data berbasis angka yang mempunyai kemampuan dalam mengolah data secara luas pada bidang perhitungan misalnya data statistika, akuntansi, Teknik, dan bidang bidang lainnya yang memerlukan perhitungan. Penulis memilih excel karena fitur yang sangat mudah dipahami dan pengolahan data yang tidak rumit.

 

B.    JENIS KARAKTER DAN SUMBER DATA

1.     Pengertian data

Data merupakan informasi yang kita dapatkan baik dalam bentuk tulisan, symbol maupun berupa angka. Yang bis akita Kelola dalam bentuk statistic dan bis akita entri informasi tersebut kedalam bentuk table dalam Microsoft excel.

2.     Jenis data dalam Microsoft excel

ü  Data angka

Adalah data yang biasanya digunakan untuk operasi perhitungan data angka ini terdiri dari 0 sampai angka 9 yang nilainya tidak terbatas.

ü  Data Teks

Adalah data yang sifatnya umum dan berbentuk list atau urutan yang bisa dibuat table. Data teks ini terdiri dari abjad hurup hurup yang membentuk kata tertentu.

ü  Data Tanggal

Adalah data yang menunjukan tanggal berlaku Dimana dalam pemisah antara tanggal bulan dan tahunnya bisa berupa garis miring (/) misalnya 02/05/2025 atau bisa berbentuk strip (-) misalnya 02-05-2025.

ü  Data Waktu

Adalah informasi yang menunjukan  waktu yang berlaku biasanya menunjukan waktu hari ini. System waktu yang digunakan adalah 12 jam sehingga pada akhir pengetikan muncul AM untuk dari jam malam ke jam siang dan PM untuk jam siang ke kam malam.

3. Karakter Data

       Adalah karakter yang berhubungan dengan symbol-simbol angka maupun hurup terbagi menjadi beberapa jenis diantaranya:

ü  Karakter Huruf contoh : ‘a’..’z’. ‘A’..’Z’.

ü  Karakter angka contoh: ‘0’…’9’.

ü  Karakter tanda baca seperti koma, titik, tanda seru dll.

ü  Karakter Khusus contoh: %,$,#,@.

4. Sumber data

       Sumber data dibagi menjadi dua:

ü  Data Mentah

Adalah data yang dimasukan dan belum diolah alias masih berbentuk urutan ataupun data tulisan yang akan dirubah menjadi bentuk table. Data ini bisa berupa teks maupun angka.

ü  Data Hasil Pengolahan

Adalah data formula Dimana data tersebut merupakan hasil pengolahan yang dihasilkan oleh aplikasi spreadsheet.

 

C.    PENGERTIAN SEL & RANGE

Telah kita bahas sedikit mengenai asal usul adanya sel pada Microsoft excel. Sebelum membahas sel kita perlu tahu dulu yangdimaksud dengan baris dan kolom karena sell itu terbentuk dari pertemuan antara bais dan kolom.

ROW (BARIS) merupakan deretan menyamping dan diidentikan dengan angka dari baris 1 sampai yang terakhir. Baris pada Microsoft excel ada 1.048.576 ( untuk Excel 2007 keatas).

COLOUM (KOLOM) merupakan deretan vertical atau kebawah dan diidentikan dengan abjad atau hurup. Dimana urutan yang terakhir sampai ke XFD atau apabila kita hitung berjumlah 16.384 kolom.

SEL merupakan pertemuan antara baris dan kolom jadi ketika kita memilih 1 kotak pada lembar kerja maka itulah yang dimaksud dengan sel yang aktif.

Penamaan sel itu dimulai dengan membaca kolom dilanjut dengan baris misanya ada pada kolom B dan ada pada baris 2 sehingga penamaan sel yang aktif adalah B2. Bukan 2B.

Selanjutnya apabila kita memilih lebih dari 1 kotak pada sel maka itulah yang dimaksud dengan RANGE.

D.    FUNGSI DAN FORMULA MATEMATIKA

1. Pengertian Fungsi dan Formula

ü  Fungsi

Merupakan persamaan yang dimasukan untuk melakukan perhitungan terhadap nilai data yang ada dalam lembar kerja dengan rumus matematika

ü  Rumus

Merupakan rangkaian rumus yang terdiri dari beberapa rumus matematika yang digunakan untuk menghitung data tertentu yang memiliki kategori tertentu.

2. Jenis-jenis Fungsi dan Formula

a.      Rumus/Formula

No	Symbol	Arti	Contoh	Hasil
1	+	Penjumlahan	=A1+A2	7
2	-	Pengurangan	=A1-A2	3
3	*	Perkalian	=A1*A2	10
4	/	Pembagian	=A1/A2	2,5
5	^	Perpangkatan	=A1^A2	25

 

b.     Fungsi Matematika

ü  Sum

Digunakan untuk mengetahui jumlah/total tambah pada data.

ü  Average

Digunakan untuk menghitung Rata-rata nilai pada data.

ü  Min

Digunakan untuk mengetahui nilai terendah pada urutan data tertentu.

ü  Max

Digunakan untuk mengetahui nilai terendah pada urutan data tertentu.

ü  Count

Digunakan untuk mengetahui banyak data pada urutan (berapa banyak data yang dihitung).

ü  If

Digunakan untuk mencari data atau menghitung data namun dengan syarat dan ketentuan.

ü  Sumif

Digunakan untuk menjumlahkan data dengan syarat.kriteria tertentu.

ü  Countif

Digunakan untuk mengetahui banyak data dengan syarat dan kriterian yang berlaku.

ü  Counta

Digunakan untuk mengitung banyak data semuanya baik yang berisi angka maupun yang berisi abjad.

ü  Countblank

Digunakan untuk mengitung banyak sel atau data yang kosong.

 

E.    RUMUS VLOOKUP DAN HLOOKUP

VLOOKUP dan HLOOKUP adalah dua fungsi yang sangat berguna di Excel untuk mencari nilai tertentu dalam tabel berdasarkan kriteria tertentu. VLOOKUP digunakan untuk pencarian vertikal (dari atas ke bawah dalam kolom), sedangkan HLOOKUP digunakan untuk pencarian horizontal (dari kiri ke kanan dalam baris). Keduanya memiliki struktur rumus yang mirip, tetapi arah pencariannya berbeda. 

ü  VLOOKUP

Fungsi: VLOOKUP mencari nilai dalam kolom paling kiri dari tabel dan mengembalikan nilai dari kolom yang ditentukan.

Kapan digunakan: Ketika nilai perbandingan berada di kolom sebelah kiri data yang ingin dicari.

Contoh: Jika Anda ingin mencari nama siswa berdasarkan nomor ID, VLOOKUP akan mencari nomor ID di kolom paling kiri tabel siswa dan mengembalikan nama siswa dari kolom yang sesuai. 

ü  HLOOKUP

Fungsi: HLOOKUP mencari nilai dalam baris paling atas dari tabel dan mengembalikan nilai dari baris yang ditentukan.

Kapan digunakan: Ketika nilai perbandingan berada di baris di bagian atas tabel data.

Contoh: Jika Anda ingin mencari harga produk berdasarkan kode produk, HLOOKUP akan mencari kode produk di baris pertama tabel produk dan mengembalikan harga produk dari baris yang sesuai. 

 

Perbedaan Utama:

Fitur	VLOOKUP	HLOOKUP
Arah Pencarian	Vertikal (dari atas ke bawah)	Horizontal (dari kiri ke kanan)
Kriteria Pencarian	Berada di kolom paling kiri tabel	Berada di baris paling atas tabel
Kapan Digunakan	Mencari nilai berdasarkan kolom	Mencari nilai berdasarkan baris

 

Rumus vlookup dan hlookup akan terlihat seperti:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,[range_lookup])

• Huruf V pada Vlookup menunjukkan arti vertical (menurun ke bawah)
• Huruf H pada Hlookup menunjukkan arti horizontal (ke samping kanan)
• lookup_value pada rumus vlookup dan hlookup merujuk pada cell yang dijadikan kata kunci atau dasar untuk mencari data
• table_array pada rumus vlookup dan hlookup merujuk pada sumber data yang akan dicari berdasarkan lookup value
• col_index_num pada rumus vlookup merujuk pada urutan kolom yang akan dilihat hasilnya. Biasanya diisi dengan angka, dan diurutkan dari kolom kiri ke kolom kanan atau A, B, C, D, dst.
• row_index_num pada rumus hlookup merujuk pada urutan baris yang akan dilihat hasilnya. Biasanya diisi dengan angka, dan diurutkan dari baris atas ke baris bawah atau 1, 2, 3, 4, dst.
• range_lookup pada rumus vlookup dan hlookup merujuk pada argumen yang didefinisikan. Ditunjukkan dengan adanya nilai True dan nilai False.

Kesimpulan:

VLOOKUP dan HLOOKUP adalah alat yang kuat untuk mempermudah pencarian data dalam tabel. Memahami perbedaan arah pencarian mereka akan memungkinkan Anda untuk memilih rumus yang tepat untuk setiap kebutuhan.