DANA KAS KECIL (PETTY CASH)
(BY: INDRA SETIA NUGRAHA.,S.AK)
1.1 Pengertian Dana Kas Kecil (Petty Cash)
Dana Kask Kecil adalah dana yang digunakan untuk keperluan yang sifatnya operasional dan tidak efektif apabila pengeluarannya menggunakan cek karena pengeluarannya kecil. Kemudian dana kas kecil juga biasanya mempunyai ciri Dimana besaranya ada batasannya yang tetap dan akan di isi secara rutin secara berkala.
Dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunau yang disediakan Perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil,
Adapun Menurut PSAK No. 4 Revisi 2019, kas kecil didefinisikan sebagai dana kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang relatif kecil dan tidak ekonomis jika dibayarkan dengan cek atau giro.
1.2 Ciri-ciri dana kas kecil
Berikut penjelasan lebih detail tentang ciri-ciri tersebut:
1) Jumlah Dana Terbatas:
Dana Kas Kecil biasanya oleh bagian manajemen akan dibatas hanya untuk keperluan pengeluaran yang sifatnya kecil sehingga akan ada Batasan dalam jumlah dananya.
2) Penggunaan untuk Pengeluaran Kecil:
Dana kas kecil diperuntukkan untuk membayar pengeluaran rutin yang jumlahnya kecil, seperti biaya perangko, transportasi, atau alat tulis kantor. Pengeluaran yang tidak rutin atau jumlahnya besar tidak boleh dibayarkan dari kas kecil yang tidak efektif apabila menggunakan cek.
3) Dikelola oleh Petugas Khusus:
Dana kas kecil dipegang dan dikelola oleh seorang petugas khusus yang ditunjuk oleh perusahaan. Petugas ini bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil, termasuk pencatatan pengeluaran dan pengisian kembali.
1.3 Dokumen Pendukung Dalam Pengelolaan Dana Kasa Kecil
1. Bukti Kas Keluar (BKK)
Merupakan dokumen yang menjadi bukti telah dikeluarkannya sejumlah dana dari bagian kas umum dan diterima oleh bagian kas kecil.
2. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK)
Merupakan dokumen pengajuan sejumlah dana untuk membayar pengeluaran yang dilakukan. Biasanya dari bagian karyawan kepada bagian kas kecil.
3. Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK)
Merupakan dokumen pertanggungjawaban atas bukti pengeluaran sejumlah uang yang dilakukan bagian kas kecil kepada karyawan sebesar pengajuan yang diterima.
2. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK)
Merupakan dokumen pengajuan dari bagian kas kecil kepada bagian
kas umum untuk pengisian kembali dana kas kecil sejumlah dengan pengeluaran
sela satu bulan tersebut.
1.4 Tujuan Dibentuknya Kas Kecil
1. Menangani pengeluaran Operasional Kantor yang relative kecil.
2. Menghindari pembayarn yang tidak efektif akubat dari pembayaran yang sifatnya dadakan.
3. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayan maksimal kepada pelanggan dan relasi bisnis.
4. Mempercepat aktivitas atasan dalam penggunakan dana dadakan.
+++ (Tambahan) Prosedur Pengeloaan Dana Kas Kecilü Pembentukan Kas Kecil Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan Kepala Bagian Keuangan. Setiap melakukan pembayaran kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran, selanjutnya harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas (kas box).Semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian Utang. Unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil, antara lain : a. Bagian Utang bertugas : 1) Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan. 2) Membuat bukti pengeluaran kas dalam rangkap 3. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kassa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait (bagian kartu sediaan untuk diarsipkan). 3) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (sebagai buku pembantu utang). 4) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasir yang dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil. 5) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan. 6) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 yang telah dicap lunas kepada bagian jurnal dan laporan. b. Bagian Kasir bertugas: 1) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat keputusan pembentuka dana kas kecil. 2) Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam b ukti pengeluaran kas untuk ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas. 3) Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta pembentukan dana kas kecil. c. Bagian Jurnal dan Laporan bertugas : 1) Menerima bukti pengeluaran kas Lembar 1 yang telah dicap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari Bagian Keuangan. 2) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cheque) 3) Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar. d. Pemegang Dana Kas Kecil bertugas : 1) Menerima cek dan bukti kas kecil dari bagian kasir 2) Mencairkan cek ke bank dan mengelola dana kas kecil sesuai kebutuhan 3) Mengarsipkan bukti kas keluar. ü Pembayaran Kas Kecil Setiap melakukan pembayaran, kasir kas kecil membuat bukti pengeluaran yang harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas (cash box). Kasir menangani transaksi yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran uang secara tunai (cash transaction). Unit yang terlibat dalam prosedur pembayaran dana kas kecil antara lain : a. Pemakai dana kas kecil, yang kegiatannya mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil, menerima uang tunai, mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dan menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. b. Pemegang dana kas kecil, yang kegiatannya menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil, menyerahkan uang tunai, menerima bukti pengeluaran kas kecil, membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan menyimpan bukti pengeluaran dana kas kecil. c. Dokumen pemakaian dana kas kecil : 1) Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang. 2) Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung. 3) Bukti pengeluaran kas kecil dibuat oleh bagian pemakai dana kas kecil. ü Pengisian Kembali Kas Kecil Pengisian kembali kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak cukup untuk memenuhi permintaan pemakai dana kas kecil. Untuk mengetahui sisa uang yang ada dalam kas kecil, kasir kas kecil bias membuat catatan kas kecil yang merupakan catatan intern untuk kasir kas kecil. Dalam metode dana tetap pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil tidak dicatat dalam jurnal, buku kas kecil hanya catatan intern kasir kas ke cil dan tidak dapat dijadikan dasar pencatatan dalam buku besar. Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan pada akhir periode kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil. Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir kas kecil akan menyerahkan bukti pengeluaran dan menerima cek sebesar pengeluaran yang sudah dibayar. Metode Dana Tetap : Pada waktu pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan jurnal dilakukan untuk transaksi pembayaran yang disertai bukti pembayaran dengan mendebet akun berbagai biaya (pengeluaran ) dan mengkredit akun kas di bank sejumlah pengeluaran yang telah terjadi. Jika akhir periode penutupan buku belum dilakukan pengisian kembali dana kas kecil yang telah terpakai berarti masih terdapat bukti pembayaran yang belum dicatat. Agar saldo kas kecil sesuai dengan keadaan yang sebenarnya maka perlu dibuat jurnal penyesuaian dengan cara mendebit perkiraan biaya dan mengkredit kas. Metode Dana Tidak Tetap : Pada waktu pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan jurnal dilakukan dengan mendebet akun kas kecil dan mengkredit akun kas di bank sejumlah pengisian yang dilakukan. Pada akhir periode tidak perlu dibuatkan jurnal penyesuaian. ü Sistem Pencatatan Dana Kas Kecil Sistem dana tetap adalah suatu sistem pendanaan kas kecil yang ditetapkan dengan jumlah tertentu untuk digunakan secara periodik dimana setiap pengisian kembali kas kecil jumlahnya harus sama dengan jumlah pengeluaran kas kecil, kecuali ada kebijakan dari yang berwenang untuk menambah atau mengurangi jumlah dana kas kecil yang dialokasikan. Ciri-ciri sistem pencatatan kas kecil metode dana tetap : a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebet akun kas kecil dan mengkredit akun kas bank. b. Pada saat terjadi transaksi pembayaran biaya, tidak langsung dicatat dalam jurnal tetapi ditunda hingga saat pengisian dana kas kecil kembali. c. Pada saat pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan jurnal dilakukan untuk transaksi pembayaran yang disertai bukti pembayaran. Pencatatan dilakukan dengan mendebet akun biaya dan mengkredit akun kas di bank. d. Jika pada akhir periode penutupan buku belum dilakukan pengisian kembali dana kas kecil yang telah terpakai, berarti masih terdapat bukti pembayaran yang belum dicatat. Agar saldo kas kecil sesuai dengan yang sebenarnya, perlu dibuat pencatatan jurnal penyesuaian. Pencatatan dilakukan dengan cara mendebet perkiraan biaya yang sesuai da mengkredit kas kecil. ü Pencatatan Kas Kecil Metode Dana Tetap a. Pemegang Kas Kecil Pemegang kas kecil mencatat transaksi yang berhubungan dengan kas kecil (pembentukan kas kecil, pembayaran dengan kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil ) pada buku kas kecil/ jurnal kas kecil (Petty Cash Record) . Format buku kas kecil sebagai berikut. Nama Perusahaan Buku Kas Kecil Bulan ..........................
Nama Perusahaan Buku Kas Kecil Bulan ..........................
b. Pemegang Kas
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1.5 Metode Pencatatan Dana Kas Kecil
1. Sistem Dana Tetap (Impers Fund Method)
Merupakan system pencatatan yang jumlah nominal nya akan selalu tetap. Dalam melakukan penjurnalan pada saat pengisian Mendebit akun Kas Kecil dan Mengredit akun Kas di Bank, Kemudian pada saat transakasi tidak ada jurnal dan pada saat pengisian kembali jurnalnya adalah mendebit beban-beban atau pengeluaran dan kengredit kas di bank.
Adapun ciri dari system ini adalah sebagi berikut:
ü Jumlah Dana Tetap:
Dana kas kecil yang dialokasikan selalu tetap dalam jumlah tertentu selama periode tertentu, misalnya satu bulan.
ü Tidak Ada Jurnal Pengeluaran Kas:
Saat pengeluaran kas kecil terjadi, tidak ada jurnal pengeluaran kas yang dibuat, sehingga jumlah dana kas kecil tetap tidak berubah.
ü Pengumpulan Bukti Pengeluaran:
Bukti-bukti pengeluaran kas kecil (misalnya struk, invoice) dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
ü Pengisian Ulang dengan Penarikan Cek:
Ketika dana kas kecil habis atau mendekati batas yang telah ditentukan, maka pengisian ulang dilakukan dengan penarikan cek atau transfer bank sebesar total pengeluaran yang telah terjadi, sehingga dana kas kecil kembali ke jumlah semula.
Contoh Kasus:
Berikut transaksi yang terjadi pada bulan Agustus 2010 sehubungan dengan pembentukan dan penggunaan dana kas kecil.
1 Agustus Dibentuk dana kas kecil sebesar Rp2.500.000,00 Untuk
ini ditarik cek sebesar RP2.500.000,00
3 Agustus Dibeli perlengkapan kantor sebesar Rp350.000,00
17 Agustus Dibayar biaya keamanan sebesar Rp150.000,00
21 Agustus Pengisian Kembali Dana Kas Kecil.
Jawab:
1 Agustus. Kas Kecil Rp. 2.500.000
Kas Di Bank Rp. 2.500.000
3 Agustus. (Tidak Dijurnal)
17 Agustus. (Tidak Dijurnal)
21 Agustus. Supplies Rp. 350.000
Other Expense Rp. 150.000
Cash In Bank Rp. 500.000
2. 2. Metode dana Tidak tetap (Fluctuation Fund Method)
Merupakan metode pencatatan dana kas kecil yang nilai nominalnya akan berubah ubah, hal ini terjadi karena pada system ini pada saat pengeluaran sejumlah transaksi dana kas kecil akan langsung dijurnal dengan mendebit pengeluaran dan mengkredit petty cash.
Adapun ciri-ciri dari pencatatan dana kas kecil metode tidak tetap adalah sebagai berikut:
ü Jumlah dana tidak tetap:
Nominal kas kecil tidak ditetapkan, melainkan berubah sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
ü Pengisian kembali fleksibel:
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan langsung mendebit akun-akun yang terkait dengan pengeluaran, tidak perlu menunggu saldo kas kecil mencapai batas tertentu.
ü Pencatatan langsung:
Setiap transaksi pengeluaran kas kecil langsung dicatat dalam jurnal akuntansi, sehingga pencatatan lebih detail.
ü Saldo fluktuatif:
Saldo kas kecil akan naik atau turun sesuai dengan pengeluaran dan pengisian kembali dana kas kecil
Contoh Kasus:
Berikut transaksi yang terjadi pada bulan Agustus 2010 sehubungan dengan pembentukan dan penggunaan dana kas kecil.
1 Agustus Dibentuk dana kas kecil sebesar Rp2.500.000,00 Untuk
ini ditarik cek sebesar RP2.500.000,00
3 Agustus Dibeli perlengkapan kantor sebesar Rp350.000,00
17 Agustus Dibayar biaya keamanan sebesar Rp150.000,00
21 Agustus Pengisian Kembali Dana Kas Kecil.
Jawab:
1 Agustus. Kas Kecil Rp. 2.500.000
Kas Di Bank Rp. 2.500.000
3 Agustus. Perlengkapan Kantor Rp. 350.000
Kas Kecil Rp. 350.000
17 Agustus. Beban Lain-lain Rp. 150.000
Kas Kecil Rp. 150.000
21 Agustus Kas Kecil Rp.500.000
Cash In Bank Rp. 500.000
1.6 Perhitungan Selisih Saldo Dana Kas Kecil
Dalam prakteknya terkadang ada perbedaan yang terjadi antara perhitungan fisik dana kas kecil dengan pencatatan dana kas kecil. Hal ini harus dilaporakan dalam perhitungan selisih saldo dana kas kecil. Perbedaan ini disebabkan oleh beberapa factor diantaranya:
1. Kesalahan pencatatan
2. Tidak adanya uang kembalian kecil misalnya 100 rupiah atau 50 rupiah sehingga uang fisik akan berkurang.
3. Kehilangan uang disebabkan oleh beban atau pengeluaran yang tidak tercatat misalnya biaya parker atau biaya sair sumbangan kepada pengamen.
4. Transaksi yang tidak tercatat karena adanya diskon atau biaya tambahan lainnya.
Adapun cara perhitungan dari saldo dana kas kecil ini adalah sebagai berikut
|
Saldo kas kecil awal |
Rp. xxx |
|
Pengisian kembali kas kecil (+) |
Rp. Xxx (+) |
|
|
Rp. xxx |
|
Pengeluaran kas kecil (-) |
Rp. Xxx (-) |
|
Saldo Kas Kecil Awal Periode |
Rp. xxx |
Maka setelah selisih antara saldo fisik dana kas kecil dengan saldo pencatatan kas kecil diketahui, Apabila saldo fisik lebih besar dari pada saldo pencatatan maka disebut dengan (Cash Overage), dan jika saldo fisik lebih kecil dari pada saldo pencatatan maka disebut dengan (Casht Sortage).
Contoh Jurnal selisih kas:
a. Untuk Jurnal dimana perhitungan fisik lebih besar dari pada perhitungan pencatatan.
(D) Kas Kecil Rp. xxx
(K) Cash Overage Rp. xxx
b. Untuk jurnal dimana perhitungan fisik lebih kecil dari pada perhitungan pencatatan.
(D) Cash Shortage Rp. xxx
(K) Petty Cash Rp. xxx
Contoh Kasus:
Pada tangal 31 Agustus 2025, terdapat saldo kas kecil Rp1.750.000,00, tetapi jumlah kas kecil secara fisik Rp1.950.000,00. Berarti ada selisih kas lebih besar Rp200.00,00.
Maka Jurnalnya adalah sebagai berikut:
31 Agustus 2025 Kas Kecil Rp. 200.000
Cash Overage Rp. 200.000
DAFTAR PUSTAKA
Harti, Dwi. 2017. Akuntansi Keuangan. Jakarta : Erlangga
Solichatun dan Karmi. 2017. Akuntansi Keuangan . Jakarta : Pustaka Mulia
Suyoto, dkk. 2004. Akuntansi Keuangan. Bandung : Titian Ilmu
0 Komentar
Terimakasih telah mampir yah..